Alla ämnen
10Underhållsplaner Alla
Samla objekt i en arbetsrunda, ge den ett datum, lämna den till dem som gör jobbet och upprepa den enligt schema.
En plan är en underhållsrunda: ett namn, objekten den omfattar, de som gör jobbet och allt annat arbetet behöver, till exempel ett slutdatum. Redaktörer och administratörer gör planer; de som tilldelas får ett mejl och hittar planen under Planer.
Göra en plan
- Gå till Planer och tryck Ny plan — eller bocka för objekt i tabellen först och tryck Skapa plan…, som tar med markeringen.
- Ge den ett Namn och, om det hjälper, en Beskrivning: vad som ska göras, och sådant som är bra att veta på plats.
- Under Objekt, bocka för det planen omfattar. Sökningen hittar objekt på ID, adress eller kategori; Välj alla som visas bockar för allt den visar, och Bara valda listar bara det ni har valt.
- Under Fält, lägg till vad planen i övrigt ska bära. Lägg till slutdatum är det vanliga; Lägg till fält tar text, ett datum eller ett tal — en entreprenör, ett ordernummer, en budget. De hör bara till den här planen.
- Under Tilldela, bocka för dem som gör jobbet. Oftast fältarbetare: de kan markera planen som klar. En läsare kan också tilldelas, men kan bara läsa den.
- Tryck Skapa plan. Alla som tilldelats får ett mejl med planen, på sitt eget språk, och ett svar på det når dig.
En plan redigeras på samma sätt. Bara personer ni lägger till får mejl; de som redan är med mejlas inte igen.
Återkommande planer
Arbete som återkommer enligt ett schema – tömning, besiktning, vårstädning av alla bänkar – kan ställas in en gång. När du gör eller redigerar en plan väljer du ett intervall under Upprepa planen: Varje vecka, Varannan vecka, Varje månad, Var tredje månad, Var sjätte månad eller Varje år. Välj sedan dagen då nästa omgång börjar i Nästa omgång den; den fylls i som ett intervall från i dag, och rutorna under visar de närmaste omgångarna.
Den dagen skapas en ny plan utifrån den här: samma namn, beskrivning, objekt och personer, med varje datumfält flyttat framåt med intervallet – en plan med slutdatum 1 oktober som upprepas var tredje månad kommer tillbaka med slutdatum 1 januari. Alla som är tilldelade får ett e-postmeddelande, som för varje ny plan. Den tidigare planen ligger kvar som den var och markeras som klar för sig.
Upprepningen ligger alltid på den nyaste omgången, som listan märker med sitt intervall. Redigera den planen för att ändra kommande omgångar – ett objekt till, en person till. Välj Upprepa inte för att stoppa dem. Om alla objekt i en återkommande plan har tagits bort slutar den av sig själv.
Arbeta igenom en plan
En plan öppnas som en karta över dess objekt med listan bredvid. Länken Planer i toppraden visar hur många öppna planer som är tilldelade dig. Listan har flikarna Öppna och Klara, och en plan vars datum har passerat märks Försenad. Redaktörer och administratörer ser alla planer och kan snäva in listan till Tilldelade mig; alla andra ser bara sina egna.
När rundan är klar trycker någon som tilldelats den — eller en redaktör eller administratör — Markera som klar. Varje objekt i planen får en rad i sin historik om att planen slutförts, så nästa person som öppnar det ser när det senast blev omhändertaget. Öppna igen lägger tillbaka planen bland de öppna.
En plan visar sina objekt som de är nu. En ändring av ett objekt syns i varje plan det ingår i, och ett raderat objekt faller bort. Att ta bort en plan tar bort den för alla som tilldelats, men lämnar objekten orörda.
Något som inte tas upp här?
Mejla [email protected] — vi svarar oftast samma dag. Är ni inte uppsatta än sätter vi er kommun på kartan på ungefär tjugo minuter.